Pot operatorii de date (companiile) sa prelucreze codul numeric personal, potrivit legislatiei din Romania? DA, insa numai cu respectarea unor reguli si conditii.

Legea romana in materie de date personale vorbeste despre codul numeric personal in cadrul art. 8. Acest articol stabileste cele trei cazuri in care prelucrarea acestei categorii de date poate fi realizata. Aceste cazuri sunt prevazute si in Decizia nr. 132/2011, emisa de  presedintele Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal din Romania (A.N.S.P.D.C.P.), o decizie care include, in aceeasi categorie de date speciale, nu doar codul numeric personal, ci si seria si numarul actului de identitate, numarul pasaportului, al permisului de conducere, numarul asigurarilor sociale sau al asigurarilor de sanatate.

Care sunt conditiile impuse pentru o astfel de prelucrare legala a codului numeric personal?

Categoria de date speciale sus-mentionata poate fi prelucrata in mod legal, in trei cazuri specifice si limitate, asa cum prevad dispozitiile art.  2 din Decizia nr. 132/2011, emisa de A.N.S.P.D.C.P.:

  1. cu consimtamantul expres al persoanei vizate (al titularului), sau
  2. prelucrarea este expres prevazuta de o dispozitie legala, ori
  3. in alte cazuri, cu Avizul A.N.S.P.D.C.P. si cu conditia stabilirii de garantii adecvate pentru respectarea drepturilor persoanelor vizate.

Asadar, in cazul in  care una din aceste conditii NU este indeplinita si nici nu poate fi probata, operatorul de date (compania) nu poate prelucra codul numeric personal si/sau categorii de date similare, sub nicio forma.

Este permisa copierea documentelor care contin codul numeric personal?

Dispozitiile art. 6 din Decizia nr. 132/2011, reglementeaza in mod explicit faptul ca, colectarea si prelucrarea codului numeric personal/sau a altor date care fac parte parte din aceasta categorie, incluzand si dezvaluirea acestor date, prin copierea si retinerea de copii de pe cartea de identitate sau de pe documente care contin astfel de date, sunt INTERZISE, CU EXCEPTIA situatiilor prevazute la art. 2.

In concluzie, un operator de date (o companie) poate colecta, prelucra si dezvalui codul numeric personal si/sau date speciale similare, prin copierea si retinerea de documente continand aceste date, numai in masura in care operatorul actioneaza conform prevederilor art. 2 din Decizia nr. 132/2011.

In practica, operatorii de date trebui sa cunoasca faptul ca aceasta activitate poate fi usor realizata si in mod legal, cu un minim de efort si masuri adecvate. Spre exemplu:

  • acestia trebuie sa ”construiasca, sa foloseasca si sa poata proba” consimtamantul, daca invoca acest temei legal pentru o prelucrare, sau
  • acestia trebuie ”in mod clar sa identifice, sa se bazeze si sa indice” prevederea legala, daca utilizeaza acest temei legal (se mentioneaza numarul legii/hotararii de guvern/ordonantei de guvern etc., articolul si alineatul/litera), sau
  • acestia trebuie sa ”obtina si sa actioneze conform ”Avizului” primit din partea A.N.S.P.D.C.P., in cazul in care invoca acest temei.

Cu siguranta, atunci cand consumatorul persoana vizata nu doreste sa i se copieze/scaneze cartea de identitate/contractul de proprietate/pasaportul/permisul de conducere etc. si operatorul nu are o prevedere legala pe care sa se poata baza, singurul temei legal care poate fi utilizat este Avizul A.N.S.P.D.C.P..

Noi consideram ca aceasta conditie ar trebui sa fie adesea folosita de operatroii de date personale, deoarece aceasta acopera in general toate prelucrarile de date efectuate pe/in baza acesteia, care este si un instrument puternic de protectie a datelor personale si a privacy-ului. Uneori, ”folosirea consimtamantului” poate fi dificila si/sau poate fi minimalizata, in cazul in care un numar mare de persoane vizate nu isi dau acordul/consimtamantul si nici nu exista o prevedele legala, care sa poata fi utilizata pentru o prelucrare anume.

A-i spune consumatorului ca acesta trebuie sa furnizeze CNP-ul  sau, in cazul in care doreste sa beneficieze de serviciile sau bunurile oferite de un anumit operator, pentru ca aceasta este practica operatorului respectiv, poate, in opinia noastra, sa fie considerata o practica incorecta, ce poate duce la incalcarea drepturilor specifice persoanelor vizate consumatori, in special la incalcarea dreptului de opozitie. De asemenea, colectarea de date sau retinerea de copii de pe documente care contin astfel de date speciale, poate constitui o incalcare a principiului proportionalitatii, datele astfel colectate putand fi excesive.